客人用私訊、Email、電話各自說要退貨，訂單編號沒給、照片沒拍，客服要一個個追問才能開始處理。
這是範本目前的實際欄位。要紙本的話， 直接列印空白表（A4 一頁，不用註冊）， 或下載 Excel／Word 檔（免費註冊後下載，表頭會印上你們的單位名稱）； 要建成線上表單，欄位可以增刪、改文字、改順序。 建成線上版時，表單最後會自動附上一段「個人資料蒐集告知」， 單位名稱與聯絡窗口帶你自己的資料（範例條文，可以改）。
| 欄位 | 填法 | 必填 |
|---|---|---|
| 姓名 | 單行文字 | 必填 |
| 手機 | 單行文字 | 必填 |
| Email（處理進度通知用） | 單行文字 | 必填 |
| 訂單編號 | 單行文字 | 必填 |
| 收到商品的日期 | 日期 | 必填 |
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購買通路
選項：官網、門市、電商平台、其他
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單選 | 必填 |
| 商品名稱與規格（顏色、尺寸） | 單行文字 | 必填 |
| 數量 | 單行文字 | 必填 |
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申請類型
選項：退貨退款、換貨（同款）、換貨（換其他款式或尺寸）
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單選 | 必填 |
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想換的款式或尺寸
只在選了
換貨（換其他款式或尺寸） 時才出現
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單行文字 | 必填 |
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原因
選項：商品瑕疵或損壞、寄錯商品、與描述不符、尺寸或規格不合、不想要了、其他
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單選 | 必填 |
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商品與外箱照片
只在選了
商品瑕疵或損壞／寄錯商品／與描述不符 時才出現
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檔案上傳 | 必填 |
| 狀況說明 | 多行文字 | 選填 |
| 退換貨須知（請詳閱） | 告知事項（須確認） | 必填 |
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處理結果（內部填）
選項：同意退貨、同意換貨、不受理、處理中
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單選 | 選填 |
| 處理說明（內部填，會寫進通知信） | 多行文字 | 選填 |
| 退款或換貨寄出日期（內部填） | 日期 | 選填 |
表單收到資料之後，接下來要寄的確認、提醒、通知，同一個帳號就寄得出去，不用另外找寄信工具。
填完自動寄「收到退換貨申請」給填的人
「收到商品的日期」可以設前幾天自動寄提醒，每天早上 8 點後寄
你在後台把「處理結果（內部填）」選成「同意退貨」等 3 種狀態，就寄信通知他（存檔前會寫出寄給誰、勾著才寄）
填的人會進你的名單，之後可以用「寄送任務」寄通知或電子報給他們
信件範本庫也有這一類現成的信：出貨通知、感謝來店＋評論邀請、久未回訪關懷、熟客回訪優惠——挑一封，把「（請填：…）」換成你的內容就能寄。看全部信件範本 →
原因選「商品瑕疵或損壞」「寄錯商品」「與描述不符」才出現商品與外箱照片，而且一定要附；「尺寸或規格不合」「不想要了」就不用。
申請類型分退貨退款、同款換貨、換其他款式或尺寸；選最後一種才出現「想換的款式或尺寸」。
「處理結果」「處理說明」「退款或換貨寄出日期」客人填表時看不到，客服在那一筆補（處理說明會寫進寄給客人的通知信），統計頁算出同意退貨、換貨、不受理各幾筆；原因統計看得出最常退的是哪一種。
當場要有人抄、字跡看不懂要回問、要查某一天得翻一疊、 紙會濕會不見、統計要重打一次。
掃 QR 對方自己填、填完立刻通知窗口、要查用搜尋的、 可以匯出成 Excel、需要簽名的欄位可以手寫。
不行。這套系統沒有金流，也刻意沒放退款帳戶欄位（銀行帳號放在表單裡是額外的個資風險）；退款方式由客服聯繫確認。
寫在退換貨須知裡，依貴店政策與相關規定填寫；範本條文是骨架，系統不判斷是否符合規定。
會。用這張範本建表時四封信會一起建好綁好：客人送出就收到「收到退換貨申請」（寫收到、不寫已受理），信裡列出他填的訂單編號與原因；客服在那一筆寫好處理說明、把處理結果選成同意退貨、同意換貨或不受理，存檔時勾著就寄出對應的那一封，信裡寫著那段處理說明。信的內容到信件範本改成店裡的口氣；也可以設填單通知信箱讓客服每收到一筆就收到通知。