🌱 永續報告書・ESG 資料蒐集

永續報告書要的員工與供應商資料,不用再寄 Excel 一份份收

員工通勤、訓練時數、利害關係人關注議題、供應商 ESG 自評、員工人權調查——問卷發出去,回收狀況看得到,數字換算成報告書要的格式再匯出。

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這些麻煩,聽起來熟悉嗎?

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員工通勤資料,發 Excel 收回來格式全不一樣

有人寫公里、有人寫分鐘,有人騎車轉捷運只寫一種,彙整成每種交通工具一年幾公里要算好幾天

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供應商 ESG 問卷寄出去,誰回了誰沒回靠人記

一百家供應商各回一個檔案,還要一家家打電話催,回收率卡在一半

🧮
訓練時數、利害關係人問卷,每年都從頭整理

簽到表散在各部門,問卷結果要自己在 Excel 算平均,報告書截稿前才發現少了一塊

Mailwing 怎麼解決

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員工通勤調查:直接換算一年公里數

每週到公司天數、主要交通工具與單程公里、共乘人數、轉乘的交通工具;「通勤里程彙整」依交通工具加總一年人公里,汽機車共乘自動分攤。系統不內建排放係數,係數自己填才算排放量

訓練時數:依性別、員工類別分組

教育訓練簽到表設定每次幾小時,依期間加總每個人的時數;可以依部門或表單裡的性別、員工類別分組,填入各組員工總數算每名員工平均時數,匯出 CSV

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供應商 ESG 自評:寄給名單、看得到誰沒回

環境、勞工人權、職業安全衛生、誠信經營四組勾選,統計頁算出每一項回答「是」的比例;行為準則承諾勾選加代表簽名,審查結果與改善追蹤由採購在那一筆補

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利害關係人問卷:各議題關注程度

身分、十二個永續議題各 1~5 分關注程度、還希望重視的議題、溝通方式;統計頁算出每個議題的平均分,依身分分開算請用分析用匯出

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員工人權風險調查:不記名

加班能不能拒絕、有沒有加班費或補休、證件誰保管、霸凌與性騷擾、歧視、申訴管道知不知道;不收姓名與員工編號,統計頁算出每一題各選項比例

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員工滿意度

員工滿意度範本不記名,每個面向算平均分與低分人數

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資料帶得走

每份問卷都能匯出 CSV,矩陣一列一欄、複選題可拆成一個選項一欄,交給顧問或放進報告書工作底稿

三步驟開始

1
挑範本改成公司的議題與題目

通勤問卷的交通工具、利害關係人的議題清單、供應商自評的項目都可以增刪

2
發出去、追回收

員工問卷貼公司群組或公告;供應商與利害關係人匯入名單寄專屬連結,沒回的再催

3
換算、匯出

通勤里程彙整、訓練時數彙整算好數字,統計頁看平均與比例,CSV 交給盤查顧問或放進工作底稿

常見問題

系統會幫我們算出員工通勤的碳排放量嗎?

系統把問卷換算成每種交通工具一年的公里數;排放係數沒有內建,請用盤查顧問或主管機關公告的係數自己填,填了才會乘出排放量。係數來源與版本請自己留存。

用這裡的資料就算完成溫室氣體盤查或符合 GRI 了嗎?

不算。這裡整理的是問卷與活動數據,排放源鑑別、邊界設定、係數選用與查驗都要依相關準則另外處理;系統不保證符合任何準則,也不會產生永續報告書。

可以畫重大性矩陣嗎?

不會。利害關係人問卷算的是各議題的關注程度平均分;衝擊程度通常由公司內部評估,兩邊的數字匯出後在 Excel 畫圖。

供應商很多是外國公司,可以用英文問卷嗎?

介面的按鈕與提示是中文,題目文字可以自己改成中英對照;目前沒有自動切換語言。

員工通勤調查要記名嗎?

範本不記名,只問部門。通勤換算不需要知道是誰;若要追誰還沒填,就改成寄專屬連結給員工名單,那樣每一筆就對得到人。

資料放在這裡安全嗎?

每個帳戶有獨立的資料庫檔案,填寫紀錄只有登入後台才看得到,公開連結看不到已填的資料,也可以隨時匯出或刪除。

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這個場景用得到的現成範本

不用從空白開始——挑一張,欄位改一改就能用。

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