報價單・驗收單線上簽回

報價單傳出去,客人在手機上簽回來

把做好的報價單附上去,或直接在線上打品名、數量、單價;系統給客人一條專屬連結,他只能看、不能改,同意就手寫簽名送出。簽完同一條連結就是留存頁,雙方各留一份。

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這些麻煩,聽起來熟悉嗎?

報價單傳出去就沒下文

Excel 做好、LINE 傳過去,客人看了沒、同意了沒,只能一個一個問

回簽是印出來簽名、拍照傳回來

照片散在對話裡,哪一張簽的是哪一版報價,要用的時候找半天

完工驗收只有口頭說好

日後對不上當時驗收了哪些項目、是誰點頭的

Mailwing 怎麼解決

已經做好的報價單,附上去就好

用 Excel、Word 做好的,另存成 PDF 或圖片附上去,再填對方名稱與說明,就產生他專屬的連結,不用重打一次

也可以直接線上打品項

打品名、數量、單價,系統算小計與合計,可以勾另加 5% 營業稅;金額是你打的,系統只做乘法與加總

對方只能看、不能改

他打開連結看到的是你填好的內容,只能回覆同意或有問題、手寫簽名、留備註;金額與品項他改不了

簽完同一條連結就是留存頁

內容、簽名圖、簽回時間、單號都在上面,雙方都能列印或另存成 PDF;簽了就鎖住,不能再改

誰簽了沒,一頁看完

清單上每一張是還沒打開、對方打開過、已簽回還是已過期;可以設回覆期限,還沒簽的可以取消

有 Email 就寄通知,沒有就用 LINE 傳

對方有留 Email,系統寄通知信,簽回後再把留存頁的連結寄給他;沒有 Email 就複製連結貼到 LINE

完工驗收單也是同一套

把完成項目與照片給客戶看,請他回覆驗收結果並簽名;合約摘要、簽收單這類文件,把題目勾「由我方先填」也能這樣用

實際走一遍

下面每一張都是系統真正的畫面:用一張冷氣清洗的示範報價單,從開單按到簽回拍下來的。

1
填好這一張,產生對方的專屬連結

表單管理頁按「線上報價單」,填對方名稱,打品名、數量、單價,合計當場算出來;勾了另加 5% 營業稅就多一行稅額。已經有報價單檔案的,改按「附上報價單請他簽回」把檔案附上去。

後台(開單的人)
開一張請對方簽回:對方名稱、三列品項、勾另加 5% 營業稅,合計 NT$ 7,455
2
客人打開:只能看,不能改

他用手機點連結,上面是你填好的說明、品項與合計,下面才是他要填的:回覆、備註、簽名。不用註冊、不用裝 App。

客人的手機畫面
客人看到的報價單:品項明細、營業稅與合計,下方是回覆與簽名
3
簽完,同一條連結變成留存頁

內容、他的回覆、簽名、簽回時間與單號都在上面,雙方都能列印或另存成 PDF。簽了就鎖住,再打開也改不了。

客人的手機畫面
留存頁:已簽回,內容、回覆、簽名與簽回時間
4
後台清單:誰簽了沒一頁看完

每一張寫著還沒打開、對方打開過、已簽回或已過期,簽回的看得到他的回覆,按「看留存頁」就是他看到的那一頁。

後台(開單的人)
請對方簽回的清單:這一張已簽回,回覆同意

照實說:這些做不到

買之前先知道,比用了才發現好。

三步驟開始

1
選一種開始

表單管理頁「請對方簽回」有三顆按鈕:附上報價單請他簽回、線上報價單、驗收單

2
填好這一張,產生連結

填對方名稱與內容;有 Email 系統寄通知,沒有就複製連結用 LINE 傳

3
對方簽回,雙方留存

他在手機上看完、簽名送出;同一條連結變成留存頁,清單上變成「已簽回」

常見問題

報價單怎麼請客人回簽?

把報價單附上去(或直接在線上打品項),系統產生一條客人專屬的連結,用 Email 或 LINE 傳給他;他打開只能看、不能改,選同意、手寫簽名送出就是回簽。簽完同一條連結變成留存頁,雙方都能列印或另存成 PDF。

已經用 Excel 做好的報價單可以用嗎?

可以,另存成 PDF 或圖片附上去就好,不用重打。要注意的是簽名不會蓋在那份檔案上:系統記的是誰、幾點、簽回了哪一份,連同簽名圖一起留在留存頁。

線上回簽有法律效力嗎?

這一點我們不替你下結論。簽名是存成圖片跟著紀錄,沒有數位憑證,也沒有簡訊或自然人憑證的身分驗證;效力請依相關法規與雙方約定。金額大或有爭議風險的合約,請照你們原本的簽約方式。

客人要註冊帳號或裝 App 嗎?

不用。他點連結就看得到,用手指在手機上簽名送出。

客人簽了之後,還能改內容嗎?

不能,簽了就鎖住,雙方都不能再改。內容要調整,就另開一張新的請他再簽一次;還沒簽的那一張可以先取消。

可以免費用嗎?

註冊就能免費試用,不用綁信用卡;請對方簽回在試用期間就能用。

除了報價單還能簽什麼?

驗收單有現成的按鈕;合約摘要、簽收單這類「我給你一份、你看完簽回來」的文件,在表單編輯器把要給對方看的題目勾「由我方先填」就能用。公司內部請假、請購那種一關接一關的簽核是另一個功能,在「電子簽核」那一頁。

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這個場景用得到的現成範本

不用從空白開始——挑一張,欄位改一改就能用。

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