🛒 團購・預購・小店接單

開團、截單、對帳、通知取貨——團購一整輪,一張表收完

品項、數量、取貨方式讓大家自己填;截單時間到表單自動關;每樣一共訂了幾份直接算好;對完帳在那一筆選「已收款」「可取貨」,通知信就寄給他。

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線上註冊即可開始,不需要業務接洽 · 需要協助導入?預約諮詢

這些麻煩,聽起來熟悉嗎?

🧮
LINE 群接龍,截單後還要自己數

有人改數量、有人重複+1、有人在私訊補單,截單後對著聊天紀錄一樣一樣加,數錯就少叫貨

💸
誰匯了、誰還沒匯,只能一筆一筆對

後五碼傳在聊天室裡被洗掉,對完帳還要一個一個私訊「收到囉」「可以來拿了」

⏰
說好十點截單,十點半還有人在填

表單忘了關,晚到的單要不要收都很尷尬;關了又有人說沒看到

Mailwing 怎麼解決

📝
一張表訂好幾樣

品項下拉選、數量填數字(可以設上下限);一次要好幾樣按「+ 再加一組品項」,每一樣各存一筆,匯出就是一行一樣

✉️
送出就回一封訂單確認

信裡列出他訂了哪幾樣、各幾份、取貨方式和單號;填錯可以用填完頁面上的修改連結自己改,不會變成兩筆

⏰
截單時間到自動關

設好日期時間,時間一到打開連結只看得到「已於幾點截止收件」,送出也擋住;已經收到的單一筆都不會少,要延長改時間就好

🧮
每樣訂了幾份直接算好

統計頁把數量加總;「依某一題分組」選品項=每樣各幾份、選取貨方式=每個取貨點各幾份,叫貨照著這個數字

💸
對完帳選一下,通知信就寄出

收款狀態、出貨狀態由你在那一筆選,客人看不到這兩格;選「已收款」「已寄出」「可取貨」時,存檔前畫面寫出寄給誰、寄哪一封,勾著才寄

🚚
出貨通知寫著他自己的物流單號

宅配的在那一筆填物流單號、選「已寄出」,出貨通知裡就是他那一單的單號與整單品項,不用再一個一個私訊單號

🎟
預購:每個取貨場次各自限額

蛋糕、年菜、節慶禮盒每一場做得出來的量有限,場次額滿自動變灰;可以顯示剩幾位

🏢
企業訂購單:統編、送貨地址、發票

統一編號與電話自動檢查格式;業務在那一筆選「已確認」「已出貨」,確認信寄給下單窗口

⬇️
訂單帶走對帳

匯出 Excel 或 CSV,一行一個品項,姓名、手機、取貨方式每一行都帶著,篩選加總都方便

實際走一遍

下面每一張都是系統真正的畫面:用示範資料從頭按到尾拍下來的。

1
團員一張表訂好幾樣

品項下拉選、數量填數字;要好幾樣按「+ 再加一組品項」,選宅配才出現地址欄。團員不用註冊、不用裝 App。

團員看到的
團購表單:第 1 組品項蛋黃酥 2 盒、第 2 組品項鳳梨酥 1 盒
2
截單後:每樣訂了幾份直接算好

統計頁「依這一題分組看」選品項:每一樣有幾張單、數量加起來幾份,叫貨照這個數字;選取貨方式就是每個取貨點各幾份。

後台(團主)
統計頁依品項分組:蛋黃酥 3 張單、數量總和 6
3
對完帳、填物流單號、選已寄出

在那一筆選「已收款」寄收款確認;宅配的填物流單號、選「已寄出」,下面寫出會寄哪一封給誰。一單好幾樣的,勾著「套用到其他組」整單一起改,信只寄一封。

團主的手機畫面
補填頁:物流單號、出貨狀態已寄出、存檔後寄出貨通知
4
出貨通知寫著他的物流單號

團員收到出貨通知,信裡是他那一單的物流單號與整單品項,不用再一個一個私訊單號。

團員收到的信
出貨通知信:物流單號與兩樣品項

三步驟開始

1
選範本、改成這一團

品項改成品名與價格、須知改成匯款帳號與取貨時間,設好截止時間

2
連結貼到 LINE 群或社團

大家用手機填,不用註冊、不用裝 App;也可以印 QR 貼在店裡

3
截單後照數字叫貨、對帳

統計頁看每樣幾份;對完帳在每一筆選收款、出貨狀態,通知信就寄出

常見問題

可以線上收款或刷卡嗎?

不行。這套系統沒有金流,不能線上收款、刷卡或開發票;請用原本的匯款或付款方式,表單裡可以請客人填匯款帳號後五碼,你對完帳在那一筆選「已收款」。

會自動幫我算每個人要付多少錢嗎?

不會。系統不會把數量乘單價算金額,也不會扣庫存;統計頁算的是每一樣一共訂了幾份。要算金額,匯出 Excel 用公式乘就好。

可以限量嗎?例如蛋黃酥只有 100 盒。

要講清楚:選項可以設「限幾位」,算的是幾個人選了這個選項,不是幾盒——一個人訂 5 盒也只算 1 位。預購的取貨場次最適合用這個(每場限幾位);限「幾盒」目前做不到,請看統計頁的加總自己控制。

出貨通知可以一次寄給全部的人嗎?

不行,刻意一筆一筆按:在那一筆選「已寄出」,存檔時勾著才寄。沒有整批改狀態一次寄,避免寄錯人收不回來。客人要留 Email 才寄得到。

可以用 LINE 通知客人嗎?

不行,系統沒有 LINE 通知。通知是寄 Email;沒留 Email 的客人請照原本的方式在群組回覆。

截單之後還有人要補單怎麼辦?

到表單編輯器把截止時間往後改或清除,就又收得到;已經收到的單不會因為截單或重開而少掉。

客人要下載 App 或註冊嗎?

不用。打開連結或掃 QR 就是一般網頁,填完送出就好。

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不需要業務接洽,註冊完就能用。想要我們協助導入的話, 這邊預約諮詢。

這個場景用得到的現成範本

不用從空白開始——挑一張,欄位改一改就能用。

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