🎉 員工活動(HR・福委會)

報名一張表、簽到一疊紙、會後再整理一份名單——這次不用了

員工旅遊、家庭日、尾牙、講座:報名、簽到、會後問卷都有現成範本;簽到對回報名名單,誰沒來一眼看得到,會後問卷只寄給真的有到場的人。

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這些麻煩,聽起來熟悉嗎?

🧩
報名、簽到、問卷散在三個地方

報名開一張線上表單、簽到印一疊紙、問卷又另外開一份,活動後名單要在 Excel 裡對三次

誰報名了卻沒來,要一個一個對

簽到簿上的名字跟報名名單對不起來,下次要不要再算他名額,沒有人說得準

📨
會後問卷寄給所有報名的人

沒來的人也收到問卷,回收率被拉低,收回來的意見還混了沒參加的人

Mailwing 怎麼解決

📝
線上報名,場次與人數即時看得到

場次、餐點、統編一次收;統計頁直接算出各場次、葷素各幾位;留了 Email 的報名者自動進名單

📱
掃碼簽到,也能印簽到簿

QR 立牌掃碼簽到,一般報名者、貴賓、工作人員分開勾,到場人數即時;長輩多的場合印一列一人的名冊放報到桌

報名對到場,誰沒來一眼看得到

簽到表用手機號碼或 Email 對回報名名單:報名幾人、到場幾人、誰沒來、誰是現場才加入,電話寫法不同也對得上,每份名單都能匯出

🎯
會後問卷只寄給到場的人

每人一條專屬連結,問卷的填寫狀況頁看得到誰還沒填、可以催;按兩次也不會重寄

📊
滿意度送出就算好

活動滿意度範本把報到、內容、場地、餐飲分開問,統計頁算出每題平均分與低分人數,「下次想辦什麼活動」每一項幾票,排明年活動直接用

⬇️
名單隨時帶走

報名、到場、沒來、現場加入的名單都能匯出 CSV(Excel 打得開);要紙本表,範本也能下載 Excel/Word

🏷
到場的人貼標籤,下次直接邀請

幫這次到場的人貼上「出席:家庭日」這種標籤,感謝信、下一次活動邀請直接挑標籤寄

👥
HR 與福委各用自己的帳號

工作區可以加成員,每人用自己的 Email 與密碼登入,看得到同一份報名與簽到

三步驟開始

1
用範本建報名表

活動報名表改標題與場次,連結貼公告、群組或寄給員工名單

2
當天掃碼簽到

報到桌放 QR 立牌,員工用自己的手機簽到,人數即時看得到

3
會後一次收尾

按「報名對到場」看誰沒來、匯出名單,只寄問卷給到場的人

常見問題

員工要下載 App 或註冊嗎?

不用。手機相機掃 QR 就是一般網頁,填完送出就好,不用安裝、不用註冊。

報名時沒留 Email 的人,對得到嗎?

對得到。報名對到場用手機號碼或 Email 其中一個對上就算,所以兩張表都有手機欄就行。但會後問卷是寄信,沒留 Email 的人寄不到——可以在散場前放問卷 QR 讓大家現場掃。

可以限制報名名額嗎?

可以設「收件上限」,收滿之後公開連結會顯示已額滿。它是整張表的總數;要各場次分開限額,就一個場次開一張報名表。

可以收報名費、抽獎嗎?

不行。這套系統沒有金流,不能線上收費或開收據,也沒有抽獎功能。

會後問卷是記名的嗎?

寄專屬連結給到場的人=每一筆對得到是誰(這樣才看得到誰沒填、可以催)。想讓大家敢寫真話,就改成散場前現場掃公開的問卷 QR,不記名但不知道誰沒填——兩個只能選一個。

員工的個資放在這裡安全嗎?

每個帳戶有獨立的資料庫檔案,報名與簽到紀錄要登入後台才看得到,也可以隨時匯出或刪除。要收哪些欄位、保存多久,依貴公司的規定決定。

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這個場景用得到的現成範本

不用從空白開始——挑一張,欄位改一改就能用。

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