每年會員大會前整理名冊、理監事改選後、秘書處換人交接時。
這是範本目前的實際欄位。要紙本的話， 直接列印空白表（A4 一頁，不用註冊）， 或下載 Excel／Word 檔（免費註冊後下載，表頭會印上你們的單位名稱）； 要建成線上表單，欄位可以增刪、改文字、改順序。 建成線上版時，表單最後會自動附上一段「個人資料蒐集告知」， 單位名稱與聯絡窗口帶你自己的資料（範例條文，可以改）。
| 欄位 | 填法 | 必填 |
|---|---|---|
| 會員單位名稱 | 單行文字 | 必填 |
| 聯絡人 | 單行文字 | 必填 |
| 聯絡電話 | 單行文字 | 必填 |
| 新的 Email（沒有變動可留空） | 單行文字 | 選填 |
| 地址（有變動才填） | 單行文字 | 選填 |
| 官網／粉專／LINE 官方帳號 | 單行文字 | 選填 |
|
這次變動了哪些（可複選）
選項：沒有變動，確認無誤、聯絡人、電話、Email、地址、負責人、其他
|
複選 | 必填 |
| 其他說明 | 多行文字 | 選填 |
表單收到資料之後，接下來要寄的確認、提醒、通知，同一個帳號就寄得出去，不用另外找寄信工具。
表單有 Email 欄：在編輯器選一封信，填完當下自動寄給填的人
填的人會進你的名單，之後可以用「寄送任務」寄通知或電子報給他們
信件範本庫也有這一類現成的信：報名確認信、報名成功通知（含繳費期限）、活動行前通知（營隊、戶外活動）、活動前一天提醒——挑一封，把「（請填：…）」換成你的內容就能寄。看全部信件範本 →
從會員名冊寄出專屬連結，單位名稱、聯絡人、電話已經填好，沒有變動的會員勾「沒有變動」就能送出。
用專屬連結送出時，單位名稱、聯絡人、電話如果改了，會直接更新名單上那一位；新 Email 與地址記在這筆填寫裡，請承辦人確認後到名單修改。
填寫狀況頁列出已確認與未確認的會員，沒回的按一下催填。
當場要有人抄、字跡看不懂要回問、要查某一天得翻一疊、 紙會濕會不見、統計要重打一次。
掃 QR 對方自己填、填完立刻通知窗口、要查用搜尋的、 可以匯出成 Excel、需要簽名的欄位可以手寫。
要收哪些欄位、保存多久、能不能提供給誰，依貴會章程與個資規範而定，系統不替你判斷。資料只在後台登入才看得到，也可以隨時匯出或刪除。
可以，但公開填寫不會帶入舊資料，也不會自動更新名冊，只會留下一筆填寫紀錄。要帶入舊資料與更新名冊，請用名冊寄專屬連結。
開「填過可以自己修改」，會員點回同一條連結改完送出，會蓋掉原本那一筆。