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報名確認信範例(講座、活動、說明會)

報名確認信範例全文:主旨、時間地點、要帶什麼、怎麼取消。可以直接複製改字,也能設成報名表送出後自動寄出,不用一封一封回。

用這封信 → 先看全文

信件全文

主旨【報名成功】{{name}} 您好,已收到您的報名

{{name}} 您好:

已收到您的報名,謝謝!活動資訊如下,請留存這封信:

・活動:(請填:名稱)
・時間:(請填)
・地點:(請填,線上活動請填連結)
・請攜帶:(請填:沒有就刪掉這一行)

行程有變或需要取消,直接回覆這封信告訴我們。

王小明 敬上

(你的單位名稱)|(電話)

黃底的地方要換成你自己的內容;用信翼寄的話,沒改到就按開始寄送會被擋下來提醒。
{{name}} 會換成收件人在名單上的姓名。 簽名是示意,寄出時用你自己的簽名檔。

純文字版(直接複製到自己的信箱也能用)
主旨:【報名成功】{{name}} 您好,已收到您的報名 {{name}} 您好: 已收到您的報名,謝謝!活動資訊如下,請留存這封信: ・活動:(請填:名稱) ・時間:(請填) ・地點:(請填,線上活動請填連結) ・請攜帶:(請填:沒有就刪掉這一行) 行程有變或需要取消,直接回覆這封信告訴我們。 (你的名字、單位、電話)

什麼時候寄

對方按下報名的當下。這封信的用途是讓他「確定報到了」,並且把時間、地點留在信箱裡——活動前一天他會回頭搜這封信找地址,所以資訊要寫齊,不要只寫「已收到您的報名」。

用信翼怎麼寄這封

送出後自動回覆

在表單編輯器的「送出後自動回覆」選這封信,報名的人送出的當下就寄給他(表單要有 Email 欄)。信裡放 {{填寫內容}} 會列出他剛填的每一題與單號。

寄給填過某張表的人

表單有 Email 欄時,填的人會自動進名單並貼上「表單:表單名稱」的標籤;建寄送任務時選這個標籤,就是寄給填過這張表的人。

常搭配的表單

表單收到資料之後接著寄這封,名單、填寫內容都在同一個帳號裡,不用另外整理。

寫這封信要注意的事

主旨要看得出是哪一場

同一個人可能同時報了好幾場。主旨寫「【報名成功】」加活動名稱,他在信箱搜活動名稱就找得到,比「感謝您的報名」好找得多。

時間、地點、要帶什麼,一條一行

條列比一整段好掃,手機上一眼看完。線上活動把連結寫在地點那一行,不要藏在最後一段。

給一個取消的出口

「不能來請回覆這封信」這一句,會讓臨時有事的人主動說一聲,名額才讓得出去;沒有這一句,多半就是默默不來。

常見問題

報名確認信一定要一封一封手動回嗎?

不用。報名表有 Email 欄的話,在表單設「送出後自動回覆」選這封信,每一位送出的當下就會收到;信裡寫 {{填寫內容}} 還會附上他填的資料與單號。

活動只有一場,時間地點直接寫死在信裡可以嗎?

可以,這也是最常見的做法。有好幾個場次的話,場次做成報名表的單選題,信裡用 {{填寫內容}} 帶出他選的那一場,就不用每場各做一封。

要不要在確認信裡放入場 QR?

要現場掃碼報到的話,報名表可以開「QR 入場券」,每一筆報名一張票,有設自動回覆就附在這封信裡。只是簽到的話不一定需要,現場掃簽到表的 QR 也可以。

這封信,放進範本庫改幾個字就能寄

名單匯入或用表單收進來,排好時間寄出;也能綁在表單上,填完自動寄。

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