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報名成功通知範例(課程、營隊,含繳費期限)

報名成功通知信範例:名額先保留、費用與繳費方式、繳費期限、逾期怎麼處理、退費規定。適合要先報名再繳費的課程、才藝班、營隊。

用這封信 → 先看全文

信件全文

主旨【報名成功】{{name}} 您好,請於(請填:期限)前完成繳費

{{name}} 您好:

您報名的(請填:課程或營隊名稱)已經登記成功,名額先為您保留。

・上課/活動日期:(請填)
・費用:(請填:金額)
・繳費方式:(請填:匯款帳號或其他繳費方式)
・繳費期限:(請填:日期)

匯款後,請回覆這封信告訴我們帳號後五碼;期限內沒有收到款項,名額會讓給候補的朋友。

(請填:退費規定,例如開課前幾天可以全額退費)

王小明 敬上

(你的單位名稱)|(電話)

黃底的地方要換成你自己的內容;用信翼寄的話,沒改到就按開始寄送會被擋下來提醒。
{{name}} 會換成收件人在名單上的姓名。 簽名是示意,寄出時用你自己的簽名檔。

純文字版(直接複製到自己的信箱也能用)
主旨:【報名成功】{{name}} 您好,請於(請填:期限)前完成繳費 {{name}} 您好: 您報名的(請填:課程或營隊名稱)已經登記成功,名額先為您保留。 ・上課/活動日期:(請填) ・費用:(請填:金額) ・繳費方式:(請填:匯款帳號或其他繳費方式) ・繳費期限:(請填:日期) 匯款後,請回覆這封信告訴我們帳號後五碼;期限內沒有收到款項,名額會讓給候補的朋友。 (請填:退費規定,例如開課前幾天可以全額退費) (你的名字、單位、電話)

什麼時候寄

要收費的課程與營隊:報名表收到之後、對方還沒付錢之前。這封信同時要做兩件事——讓他放心「名額有了」,也讓他知道「什麼時候前要付、沒付會怎樣」。

用信翼怎麼寄這封

送出後自動回覆

在表單編輯器的「送出後自動回覆」選這封信,報名的人送出的當下就寄給他(表單要有 Email 欄)。信裡放 {{填寫內容}} 會列出他剛填的每一題與單號。

選了狀態就通知

在「繳費確認(主辦填)」這種由你在後台填的選項上,把「已繳費」綁這封信;你在那一筆選好、存檔前畫面會寫出寄給誰,勾著才寄。一筆一筆選,不會整批一次寄。

寄給填過某張表的人

表單有 Email 欄時,填的人會自動進名單並貼上「表單:表單名稱」的標籤;建寄送任務時選這個標籤,就是寄給填過這張表的人。

常搭配的表單

表單收到資料之後接著寄這封,名單、填寫內容都在同一個帳號裡,不用另外整理。

寫這封信要注意的事

繳費期限寫成日期,不要寫「三天內」

「三天內」從哪天算,每個人理解不一樣。寫「10 月 15 日(三)前」,對帳時也好說明。

逾期的處理先講清楚

「期限內沒收到款項,名額會讓給候補」寫在信裡,比事後一個一個打電話催好得多,也不會有人覺得名額被莫名取消。

請他回報後五碼

匯款帳號後五碼是對帳最快的線索。報名表本身也可以留一格「匯款後五碼」,搭配「填過可以自己修改」,他匯完回來補填就好。

常見問題

收到錢之後,可以再寄一封「繳費完成」嗎?

可以。報名表加一格由你填的「繳費確認」,選項「已繳費」綁一封繳費完成的信;你對完帳在那一筆選好,就寄給他。營隊報名表範本本來就有這一格。

系統會自動對帳、自動算金額嗎?

不會。信翼沒有金流,也不會把數量乘單價算金額;款項要你自己對,對好了在那一筆選「已繳費」。

名額滿了怎麼辦?

場次做成單選題、每個選項設名額,額滿的選項會變灰不能選;整張表也可以設收件上限或截止時間,時間到自動結束收件。

這封信,放進範本庫改幾個字就能寄

名單匯入或用表單收進來,排好時間寄出;也能綁在表單上,填完自動寄。

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