會員大會、會員代表大會、年會的開會通知發出之後，到回覆期限之前。
這是範本目前的實際欄位。要紙本的話， 直接列印空白表（A4 一頁，不用註冊）， 或下載 Excel／Word 檔（免費註冊後下載，表頭會印上你們的單位名稱）； 要建成線上表單，欄位可以增刪、改文字、改順序。 建成線上版時，表單最後會自動附上一段「個人資料蒐集告知」， 單位名稱與聯絡窗口帶你自己的資料（範例條文，可以改）。
| 欄位 | 填法 | 必填 |
|---|---|---|
| 會員名稱（單位或個人） | 單行文字 | 必填 |
| 會員代表姓名 | 單行文字 | 必填 |
| 聯絡電話 | 單行文字 | 必填 |
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出席方式
選項：親自出席、委託其他會員出席、不克出席
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單選 | 必填 |
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受託會員名稱
只在選了
委託其他會員出席 時才出現
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單行文字 | 必填 |
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受託人姓名
只在選了
委託其他會員出席 時才出現
|
單行文字 | 必填 |
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委託人簽名
只在選了
委託其他會員出席 時才出現
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手寫簽名 | 必填 |
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用餐需求
只在選了
親自出席／委託其他會員出席 時才出現
選項：葷食、素食、不用餐
|
單選 | 選填 |
| 提案或建議（沒有可留空） | 多行文字 | 選填 |
表單收到資料之後，接下來要寄的確認、提醒、通知，同一個帳號就寄得出去，不用另外找寄信工具。
加一格 Email 欄，填的人送出後就能自動收到確認信、也會進你的名單
信件範本庫也有這一類現成的信：報名確認信、報名成功通知（含繳費期限）、活動行前通知（營隊、戶外活動）、活動前一天提醒——挑一封，把「（請填：…）」換成你的內容就能寄。看全部信件範本 →
紙本常見的是回條一張、委託書另一張，會員寄回來少一張就要打電話問。這張選了「委託其他會員出席」才出現受託會員、受託人與委託人簽名，一次收齊。
把會員名冊匯進來、寄專屬連結給每一位，填寫狀況頁列出已回與未回；沒回的按一下催填，或在自動寄送規則設「幾天後還沒填就自動催一次」。
統計頁直接算出親自出席、委託出席、不克出席各幾位，還有葷素便當各幾份——要不要達到出席門檻、委託能不能算數，依貴會章程判斷。
當場要有人抄、字跡看不懂要回問、要查某一天得翻一疊、 紙會濕會不見、統計要重打一次。
掃 QR 對方自己填、填完立刻通知窗口、要查用搜尋的、 可以匯出成 Excel、需要簽名的欄位可以手寫。
委託的方式、一人能受託幾份、出席人數怎麼算，都依各團體章程與主管機關規定，系統不替你判斷，範本也不寫條號。這張收的是「誰委託誰、委託人簽名、送出時間」，欄位與說明文字都可以依貴會規定調整。
可以。在信件範本寫好開會通知（時間、地點、議程），信裡放這張回條的專屬連結，寄給會員名冊。每位會員的連結不同，回條會自動對回是誰。
開「填過可以自己修改」，會員點回原本的連結改完送出，會蓋掉原本那一筆，出席人數不會重複算。
建議另開一張「會議簽到表」：回條是會前收的「預計出席」，簽到是當天的「實際出席」，分開兩張才對得出誰說要來卻沒來。