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員工健康檢查報名表範本(選日期時段、額滿自動關、前一天提醒)

員工健康檢查報名表:選檢查日期與時段,每個時段各自限額、額滿變灰;報名寄確認信,檢查前一天自動寄提醒(空腹、攜帶證件)。當天誰完成、誰未到由承辦人勾。

什麼時候用

年度員工健檢、巡迴健檢車到廠。Excel 表傳來傳去填時段,同一格被兩個人填、當天一半的人忘記空腹。

完整欄位

這是範本目前的實際欄位。要紙本的話, 直接列印空白表(A4 一頁,不用註冊), 或下載 Excel/Word 檔(免費註冊後下載,表頭會印上你們的單位名稱); 要建成線上表單,欄位可以增刪、改文字、改順序。 建成線上版時,表單最後會自動附上一段「個人資料蒐集告知」, 單位名稱與聯絡窗口帶你自己的資料(範例條文,可以改)。

欄位填法必填
姓名 單行文字 必填
部門 單行文字 必填
工號(沒有可不填) 單行文字 選填
手機 單行文字 必填
Email(收報名確認與前一天提醒) 單行文字 選填
檢查日期 日期 必填
時段
選項:08:00–09:00、09:00–10:00、10:00–11:00、11:00–12:00
名額:08:00–09:00 15 位、09:00–10:00 15 位、10:00–11:00 15 位、11:00–12:00 15 位(同一個檢查日期才算同一個名額,被預約的時段自動關閉)
單選 必填
檢查項目
選項:一般健康檢查、一般+特殊作業健康檢查(請改成公司的項目)
單選 必填
健檢注意事項(請詳閱) 告知事項(須確認) 必填
報到(承辦填)
選項:已完成、未到
單選 選填

這張表可以搭配的信

表單收到資料之後,接下來要寄的確認、提醒、通知,同一個帳號就寄得出去,不用另外找寄信工具。

開箱就綁好 送出後確認信

填完自動寄「健檢報名確認」給填的人

開箱就綁好 日期到了提醒

「檢查日期」前 1 天自動寄「健檢明天提醒」

可以設 改狀態就通知

「報到(承辦填)」由你在後台補填,每個選項可以綁一封信,選了就通知他

之後 寄通知給填過的人

填的人會進你的名單,之後可以用「寄送任務」寄通知或電子報給他們

信件範本庫也有這一類現成的信:面試通知、錄取通知——挑一封,把「(請填:…)」換成你的內容就能寄。看全部信件範本 →

實務上要注意的事

同一天、同一個時段各自限額

每個時段填名額,而且是照日期分開算:10/20 的 9 點滿了,10/21 的 9 點還能選。額滿的時段變灰,旁邊看得到剩幾位。

前一天自動寄提醒

留了 Email 的同仁,檢查日期前一天早上會收到提醒信,把空腹時間與要帶的東西寫在裡面。

要改時段,自己改

送出後拿到「修改」連結,改的是同一筆,原本那個時段的名額會空出來。

紙本改成線上,差在哪

紙本

當場要有人抄、字跡看不懂要回問、要查某一天得翻一疊、 紙會濕會不見、統計要重打一次。

線上表單

掃 QR 對方自己填、填完立刻通知窗口、要查用搜尋的、 可以匯出成 Excel、需要簽名的欄位可以手寫。

常見問題

沒有留 Email 的人會收到提醒嗎?

不會。確認信與提醒都是寄 Email;沒有 Email 的同仁,請主管當面提醒。

健檢結果可以放進來嗎?

不建議,也沒有設計。這張表只收報名與報到,檢查結果請依健檢單位與公司的規定保管。

名額是照什麼算的?

照送出的筆數,一筆一位。同一個人改時段是改同一筆,不會佔兩個名額。

這張表,30 秒就能變成可以掃碼填的線上表單

不用重畫欄位。建好產生 QR,貼在現場就能開始收。

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