這是範本目前的實際欄位。要紙本的話， 直接列印空白表（A4 一頁，不用註冊）， 或下載 Excel／Word 檔（免費註冊後下載，表頭會印上你們的單位名稱）； 要建成線上表單，欄位可以增刪、改文字、改順序。 建成線上版時，表單最後會自動附上一段「個人資料蒐集告知」， 單位名稱與聯絡窗口帶你自己的資料（範例條文，可以改）。
| 欄位 | 填法 | 必填 |
|---|---|---|
| 攜出人姓名 | 單行文字 | 必填 |
| 公司／單位 | 單行文字 | 必填 |
| 對應訪客單號（沒有可留空） | 單行文字 | 選填 |
| 物品名稱／型號 | 多行文字 | 必填 |
| 數量 | 單行文字 | 必填 |
|
攜出事由
選項：維修送外、借用、退貨／換貨、報廢、其他
|
單選 | 必填 |
|
預計歸還日期（借用才填）
只在選了
借用／維修送外 時才出現
|
日期 | 選填 |
| 物品照片 | 檔案上傳 | 選填 |
| 放行單位簽名 | 手寫簽名 | 必填 |
| 警衛核對簽名 | 手寫簽名 | 選填 |
表單收到資料之後，接下來要寄的確認、提醒、通知，同一個帳號就寄得出去，不用另外找寄信工具。
加一格 Email 欄，填的人送出後就能自動收到確認信、也會進你的名單
信件範本庫也有這一類現成的信：來訪須知（訪客預約）、承攬商入廠須知——挑一封，把「（請填：…）」換成你的內容就能寄。
訪客單管人、放行單管物。實務上兩者常常不是同一個人簽——併成一張表反而會讓該簽的人沒簽到。
出事時要找得到是誰放的行。欄位設計成填單位＋簽名，比一句「已核准」有用。
放行單簽了、東西沒對，等於沒管制。核對那一欄是最後一道。
當場要有人抄、字跡看不懂要回問、要查某一天得翻一疊、 紙會濕會不見、統計要重打一次。
掃 QR 對方自己填、填完立刻通知窗口、要查用搜尋的、 可以匯出成 Excel、需要簽名的欄位可以手寫。
不建議。人進出跟物品攜出的核准權責通常在不同單位，合併會讓流程卡住，或是變成有人代簽。
在「攜出事由」選「借用」或「維修送外」，並填預計歸還日期。要追的時候在回收紀錄的調閱，把「日期依據」換成「預計歸還日期」、迄日選今天，篩出來的就是到今天該還的那批，再逐筆確認有沒有還——比翻放行聯快得多。要到期前提醒借用人：表單加一格 Email（範本預設沒有），在「預計歸還日期」那一格設「前 1 天寄信」，寄給填單的人；不會通知警衛，有沒有還仍要人核對。
範本的「警衛核對簽名」是送出後由管理端補簽的欄位：攜出人的表單上看不到它。東西到了門口，警衛在填寫紀錄那一筆按「✍ 補填」，對完品名數量就在手機上簽，系統記下是誰、幾點簽的；簽了就鎖住不能換。
開「常客免重填」，攜出人姓名與公司第二次起自動帶出。但這一趟帶出去的是什麼——品名、數量、事由、歸還日期——一律留空重填：警衛在門口核對的就是這份清單，沿用上一次等於核對錯的東西。放行簽名與物品照片也永遠不帶，那是這一趟的核准憑證。