每天開工前、換作業內容的那一天、來了新的工班時。
這是範本目前的實際欄位。要紙本的話， 直接列印空白表（A4 一頁，不用註冊）， 或下載 Excel／Word 檔（免費註冊後下載，表頭會印上你們的單位名稱）； 要建成線上表單，欄位可以增刪、改文字、改順序。
| 欄位 | 填法 | 必填 |
|---|---|---|
| 會議日期 | 日期 | 必填 |
| 工程名稱／作業地點 | 單行文字 | 必填 |
| 主持人（帶班主管） | 單行文字 | 必填 |
| 今日作業內容 | 多行文字 | 必填 |
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今日主要危害（可複選）
選項：墜落、感電、物體飛落、捲夾、火災爆炸、中暑、有害物接觸、車輛碰撞、其他
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複選 | 必填 |
| 防護措施與注意事項 | 多行文字 | 必填 |
| 參加人數 | 單行文字 | 必填 |
| 參加人員簽到表（拍照或上傳） | 檔案上傳 | 選填 |
| 主持人簽名 | 手寫簽名 | 選填 |
表單收到資料之後，接下來要寄的確認、提醒、通知，同一個帳號就寄得出去，不用另外找寄信工具。
加一格 Email 欄，填的人送出後就能自動收到確認信、也會進你的名單
信件範本庫也有這一類現成的信：來訪須知（訪客預約）、承攬商入廠須知——挑一封，把「（請填：…）」換成你的內容就能寄。
墜落、感電、物體飛落、捲夾、火災爆炸、中暑……勾今天會遇到的，防護措施再補一兩句。十分鐘的會，紀錄一分鐘填完。
工具箱會議是一場會，紀錄的主體是「這一場講了什麼」。名冊版印出來，上方是會議內容、下方一列一人簽名，簽完拍照附在當天那筆紀錄裡。
要看某一週有沒有每天開，用日期區間調閱就好；統計頁的每日回收份數，哪幾天掛零一眼看得到。
當場要有人抄、字跡看不懂要回問、要查某一天得翻一疊、 紙會濕會不見、統計要重打一次。
掃 QR 對方自己填、填完立刻通知窗口、要查用搜尋的、 可以匯出成 Excel、需要簽名的欄位可以手寫。
可以，但建議用「危害告知單」那張：每個人各自看告知內容、勾選、簽名，一人一筆。工具箱會議紀錄這張是給主持人記會議內容的。兩張可以一起用。
開「常客免重填」，工程名稱與主持人第二次起自動帶出；日期、今日作業、危害、防護措施與人數每天重填。
依貴公司或業主的規定而定，系統不會替你決定。建議定期匯出 CSV 自行保管。