訪客登記表要收哪些個資？收了要留多久、怎麼保管才不會出事

這篇在講什麼（6 段，點了直接跳）

1. 一、收得剛好，比收得完整重要
2. 二、紙本簿子的風險，比多數人以為的高
3. 三、同意要留得下來，不能只靠「我記得他有同意」
4. 四、留多久由你決定，但要真的做得到刪除
5. 五、給警衛室的三個實際建議
6. 想直接看一張收得剛好的表長什麼樣

先講結論：訪客登記表上的姓名、電話、車牌、公司，就是個人資料； 收了就有保管責任。所以真正該問的不是「可不可以收」，而是 「收得剛好嗎、誰看得到、留多久、他知不知道你要拿來幹嘛」這四件事。

一、收得剛好，比收得完整重要

多數警衛室的紙本單子欄位是十幾年前設計的，一路加上去沒人敢刪。 實務上訪客登記真正用得到的是這幾格：姓名、公司、聯絡電話、拜訪對象、進廠事由、車牌。 身分證字號、生日、住址這類欄位，除非你說得出「哪一天、為了什麼事會用到它」， 否則收進來只是把責任扛在自己身上——資料外洩的風險跟你收了多少成正比。

二、紙本簿子的風險，比多數人以為的高

這是紙本最少被講、卻最實際的問題：攤在櫃檯上的那本登記簿，下一位訪客低頭就看得到上一個人的姓名、公司與電話。 不需要駭客，不需要外洩事件，每天都在發生。廠商業務看到競爭對手昨天來過，也是從這裡看到的。

電子化最直接的差別不是方便，是「填完就看不到了」：每個人只看得到自己那一筆， 其餘的要登入後台才調得出來。

三、同意要留得下來，不能只靠「我記得他有同意」

如果你之後可能用這份名單做別的事（寄通知、寄活動訊息）， 那就要讓對方在填的當下看到用途並勾選同意，而且那個動作要留得下紀錄。

信翼的表單可以加一段同意條款，勾選後會存下勾選的時間與當時那段條款的文字—— 所以條款改版之後，改前改後簽的分得出來。 要講清楚的是：它只記時間與條款內容，不會記 IP 位址，不要把它當成比實際更強的證明。 （這份紀錄的法律效力我們不做保證，也不提供法律意見。）

四、留多久由你決定，但要真的做得到刪除

保存期限沒有一個所有行業通用的數字——稽核要調、勞安要查、客戶要對，各廠情況不同。 重點是你定得出一個期限，而且時間到真的刪得掉。 紙本簿子的困難在這裡：要刪掉三年前某一天的某一筆，實際上等於整本銷毀。

電子紀錄可以用日期區間篩出來、匯出成 CSV 自己留一份，再刪掉系統裡的。 長期要保存的東西，建議定期匯出存在自己手上，不要只放在任何單一系統裡（包括我們的）。

五、給警衛室的三個實際建議

• 欄位砍到剩必要的，用「事由決定要問什麼」——來洽公的人不必看到攜入物品那幾欄。
• 共用平板不要開「記住上次填的內容」：那會把前一位訪客的姓名公司帶給下一位， 是便利換來的外洩。訪客用自己手機掃碼的情況才適合開。
• 附件（證件照）要確認只有登入後台看得到，公開連結不該看得到任何已填資料。

想直接看一張收得剛好的表長什麼樣

我們的訪客登記表範本把每個欄位都列出來了， 不用註冊就看得完；警衛室的完整做法另外一頁講。