這是範本目前的實際欄位。要紙本的話， 直接列印空白表（A4 一頁，不用註冊）， 或下載 Excel／Word 檔（免費註冊後下載，表頭會印上你們的單位名稱）； 要建成線上表單，欄位可以增刪、改文字、改順序。 建成線上版時，表單最後會自動附上一段「個人資料蒐集告知」， 單位名稱與聯絡窗口帶你自己的資料（範例條文，可以改）。
| 欄位 | 填法 | 必填 |
|---|---|---|
| 申請人 | 單行文字 | 必填 |
| 申請部門 | 單行文字 | 必填 |
| Email（收核准通知） | 單行文字 | 選填 |
| 品名 | 單行文字 | 必填 |
| 規格 | 單行文字 | 選填 |
| 數量 | 單行文字 | 必填 |
| 預估單價（元） | 單行文字 | 選填 |
| 需要日期 | 日期 | 必填 |
| 用途說明 | 多行文字 | 必填 |
| 建議廠商 | 單行文字 | 選填 |
| 報價單或參考資料（PDF 或圖片） | 檔案上傳 | 選填 |
|
核准結果（主管填）
選項：核准、退回、需補件
|
單選 | 選填 |
| 主管簽名（主管填） | 手寫簽名 | 選填 |
| 主管意見（主管填） | 多行文字 | 選填 |
表單收到資料之後，接下來要寄的確認、提醒、通知，同一個帳號就寄得出去，不用另外找寄信工具。
表單有 Email 欄：在編輯器選一封信，填完當下自動寄給填的人
「需要日期」可以設前幾天自動寄提醒，每天早上 8 點後寄
你在後台把「核准結果（主管填）」選成「核准」等 3 種狀態，就寄信通知他（存檔前會寫出寄給誰、勾著才寄）
填的人會進你的名單，之後可以用「寄送任務」寄通知或電子報給他們
品名、規格、數量、預估單價；要買好幾樣按「＋ 再加一組品項」，每一項各存一筆，匯出一行一項。
報價單或參考資料可以上傳（PDF 或圖片），主管核准時一起看。
「核准結果」「主管簽名」「主管意見」申請人看不到，由主管在那一筆填；選核准、退回或需補件時，存檔前畫面寫出寄給誰，勾著才寄（申請人要留 Email）。需補件的用送出後拿到的修改連結補齊。
當場要有人抄、字跡看不懂要回問、要查某一天得翻一疊、 紙會濕會不見、統計要重打一次。
掃 QR 對方自己填、填完立刻通知窗口、要查用搜尋的、 可以匯出成 Excel、需要簽名的欄位可以手寫。
範本是一層；要主管核准完再給經理，就加一格「送出後由管理端填」的單選「經理核准」，設成要等「核准結果」選了「核准」才輪到、輪到時通知經理的 Email。沒輪到之前那一格鎖住，輪到了經理會收到「待簽核」信，點進去簽（要有這個工作區的成員帳號）。
這張範本的預估單價是申請人自己填的，兩格相乘的小計系統沒有算，也不管預算；匯出 Excel 用公式算。品項與價格固定的（例如常用耗材），可以把品名做成選項、每個選項設單價，數量乘上去就會自動算合計。