員工旅遊的地點日期定了、開始收報名。紙本報名表傳一圈，眷屬幾位、葷素幾份、誰還沒繳自費款，承辦人要自己算。
這是範本目前的實際欄位。要紙本的話， 直接列印空白表（A4 一頁，不用註冊）， 或下載 Excel／Word 檔（免費註冊後下載，表頭會印上你們的單位名稱）； 要建成線上表單，欄位可以增刪、改文字、改順序。 建成線上版時，表單最後會自動附上一段「個人資料蒐集告知」， 單位名稱與聯絡窗口帶你自己的資料（範例條文，可以改）。
| 欄位 | 填法 | 必填 |
|---|---|---|
| 員工姓名 | 單行文字 | 必填 |
| 部門 | 單行文字 | 必填 |
| 手機 | 單行文字 | 必填 |
| Email（收報名確認與行前通知） | 單行文字 | 選填 |
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參加梯次（名額算人數，含眷屬）
選項：第一梯（請改成日期）、第二梯（請改成日期）
名額：第一梯（請改成日期） 80 位、第二梯（請改成日期） 80 位（額滿的選項自動關閉）
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單選 | 必填 |
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上車地點
選項：公司門口（請改成地點與時間）、車站（請改成地點與時間）、自行前往
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單選 | 必填 |
| 參加者姓名（第 1 位請填員工本人） | 單行文字 | 必填 |
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身分（眷屬自費金額不同）
選項：員工本人、配偶（請改成自費金額）、子女，佔床（請改成自費金額）、子女，不佔床（請改成自費金額）、父母（請改成自費金額）、其他親友（請改成自費金額）
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下拉選單 | 必填 |
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餐食
選項：葷食、素食、兒童餐
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單選 | 必填 |
| 緊急聯絡人與電話（同行者以外） | 單行文字 | 必填 |
| 特殊需求（過敏、行動不便、容易暈車等） | 多行文字 | 選填 |
| 報名須知（請詳閱） | 告知事項（須確認） | 必填 |
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自費收款（承辦填）
選項：未收、已收
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單選 | 選填 |
| 承辦備註（承辦填） | 多行文字 | 選填 |
表單收到資料之後，接下來要寄的確認、提醒、通知，同一個帳號就寄得出去，不用另外找寄信工具。
填完自動寄「旅遊報名確認」給填的人
你在後台把「自費收款（承辦填）」選成「已收」，就寄信通知他（存檔前會寫出寄給誰、勾著才寄）
填的人會進你的名單，之後可以用「寄送任務」寄通知或電子報給他們
第 1 位參加者填員工本人，眷屬按「＋ 再加一位參加者」，每位各選身分（配偶、子女佔床或不佔床、父母、其他親友）與餐食；每種身分的自費金額先在編輯器設好，送出前頁面就顯示合計，確認信裡也寫著。
每個梯次填名額（例如兩台車 80 個座位），本人與每一位眷屬各算一位；額滿的梯次變灰不能選，旁邊看得到還剩幾位。
「自費收款」同仁看不到，承辦人收到款在那一筆選已收，存檔時勾著就寄收訖通知。系統不收款，只記你收了沒。
建表時一起建了「行前通知」這封信的骨架（集合時間地點、攜帶物品、緊急聯絡人），出發前改好寄給報名的人。
當場要有人抄、字跡看不懂要回問、要查某一天得翻一疊、 紙會濕會不見、統計要重打一次。
掃 QR 對方自己填、填完立刻通知窗口、要查用搜尋的、 可以匯出成 Excel、需要簽名的欄位可以手寫。
不行。表單只幫你算好每個人要付多少，不收款；繳交方式寫在報名須知裡。
送出後會拿到一條「修改」連結，點回來改完送出是改同一筆，金額會重算。截止之後按「結束收件」就不能再改。
範本沒有放。那是比較敏感的資料，建議由承辦人或旅行社另外收；真的要收，可以在編輯器加欄位並改好個資告知。
不會自動分。報名名單可以匯出 Excel，依梯次與上車地點自己排。